论文退修通知书的撰写方法

1.修改内容尽可能一次性提出在撰写退修通知书前，编辑应该先通读全文，从整体上把握论文的写作水平与专家审稿意见，大概了解文稿存在的主要问题与次要问题，做到心中有数。编辑对稿件存在的问题应认真归纳，尽量做到一次性指出。如果发现一点或一些，就给作者发去一份修改通知书，等作者修改回来后，又发现其他问题，如此反反复复，来回多次，不仅让作者不满，而且也耽误出版时间。

2.宜先肯定后提意见在撰写退修通知书时应先肯定其优点，而对于问题与不足宜先提主要方面，尤其是一些改动较大的内容，如需要补充的实验、数据、结果，需要删减或增加的图表等; 再写次要方面，如格式、数字、小数点、专业术语的规范表达等。

3.意见应具体明确，具有针对性修改意见应尽可能全面、具体，既不能模棱两可，也不能笼统抽象，让人无所适从。行文要简洁，意思要明确，便于作者理解和修改。肯定文章某一观点时要恰如其分，否定时要讲出证据，提问时要切中要害。意见一定要针对文章的内容解释清楚，让人心悦诚服地接受。遣词造句要注意礼貌，并应避免在修改意见中对任何论文都使用千篇一律的套话，要让作者感觉到自己的文章是经过编辑部认真审理的，编辑提出的每一条意见都要有理有据，修改意见中肯且适合修改。

本编辑部一般采用将主要意见逐条列出，附在修改通知书上，而一些次要意见与小问题则采用在稿件上用红笔批注的方式。将最后的修改通知书与编辑批注稿件扫描后直接以函件形式发送给作者。这样，作者不仅可以看到主要的修改意见，也可以看见编辑对稿件所作的修改，体会到编辑所付出的劳动，使稿件尽快达到发表要求。

此外，哪些问题必须修改，哪些修改后可以让文章增色，哪些不修改也不会对文章的内容产生大的影响，编辑应该心中有数。同时，还要提醒作者不同意按照这些意见修改时，应在该条意见的后面写出不修改的理由，同编辑协商解决。

本刊编辑部采用在修改意见后做上只有编辑自己才看得懂的小标记，在文章修回后编辑可以对着这些小标记了解作者的修改情况。

4.退修时限问题在退修通知书上对稿件修回时间应予以限制。从某种程度上讲，论文修回时间决定着论文出版的时滞。退修时限的确定应全面考虑: 时间太短，作者在限定时间内完不成修改任务，以后投稿的积极性可能会受到挫伤，而且修改质量不容易保证;太长又可能会使稿件丧失时效，或者给编辑部工作带来麻烦。

5.应指出著作权相关问题在退修通知书中应提醒作者注意著作权方面的问题，主要包括文章作者署名及排序、单位名称、参考文献的标引、致谢等内容。

本编辑部采取的做法是，要求第一作者在文章发表前提供所有作者的亲笔签名与所属单位的投稿介绍信，保证所投文章是所有署名作者均阅读过的，他们知晓文章内容并同意发表，以最大限度地减少论文发表后产生的著作权纠纷。