高校科研论文档案管理中几个重要问题的思考

高校科研论文是教育教学研究产出的主要形式，是衡量高校科研实力大小的重要依据之一。科研论文档案的管理，是一项系统工程，若想建立完善的管理体制，必须进行全方位、多角度的深入思考。本文将就高校科研论文档案管理中几个需要引起重视的重要问题进行探讨。

一、科研论文档案的归档范围

高校科研论文的质量参差不齐，有的是发表在专业核心期刊，有的是发表在专业普通期刊，还有一些是杂刊，那么这些论文期刊是否要全部归档？目前，各高校档案馆（室）对这一问题的认识尚无定论，有的高校只要是本校教师发表的论文，则要求将论文期刊全部归档；张群老师则认为：并不是所有的论文都应归档，归档论文要有价值，只需保证将高水平、高影响力的论文归档，而其判定论文是否具有保存价值的依据主要是：论文是否是被国内中文核心期刊、全国百种重点社科期刊奖等期刊录用。

对于上述争议，笔者认为：科研论文档案不是全部都需要归档，但是归档范围需要慎重周密确定。这是因为：首先，《科学技术研究档案管理暂行规定》中规定：科研档案是指在科学技术研究过程中形成的、具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式载体的文件材料。根据此定义可以引伸出：作为科研档案之一的科研论文，并不是全部都可以归档，只有那些具有保存价值的论文才能归档的结论。尤其是近年来，高校的新进教师中，具有硕士及博士学历的教师所占比重越来越大，他们一般都具备了一定的研究能力；同时，由于高校为了提升自身实力，出台诸多政策鼓励教师发表论文，因此，高校科研论文的数量急速增加，但不乏一些质量差的混杂其中，如果不区分其价值，把没有保存价值的论文也接收进馆（室），会造成馆藏资源整体质量的下降，加剧馆藏空间的紧张，更会增加管理的负担。其次，归档范围需要考虑周到、谨慎确定。发表在核心期刊上的文章固然质量高，但是这并不能成为评价文章质量好坏的唯一标准。因为，不同的编辑部具有不同的用稿标准，或重于理论研究、或重于实践应用，或重于史实考证，所以在特殊情况下，某些文章并不一定是质量差，只是不适用于某些期刊的需要而已。所以，会产生质量高的文章发表在普通期刊上的现象。因此，为了保证归档科研论文的质量，笔者建议通过如下途径解决：学校组建由相关专业学术带头人组成的专家鉴定小组，从专业角度对文章内容进行全面具体的研究，判断其是否具有保存价值，最终确定其是否需要归档。

二、科研论文档案的排列方法

目前，针对科研论文档案的排列方法，各高校也自行其是。有如下做法：一是按作者进行分类排列。具体做法是将单个作者设定为一个立卷单位，设置个人专有档案盒，盒内论文档案则按照时间顺序逐年排列，再将全部作者按照姓氏名称第一个大写字母顺序即A、B、C、D……进行排列；二是按时间顺序进行排列。具体做法是不对期刊进行任何分类，纯粹将每年内的期刊按其详细的出版时间顺序，进行大流水号的排列，而不考虑其作者是谁。

针对上述做法，笔者较赞同按照作者排列，理由如下：首先，为了对学校的科研情况进行有效的了解和管理，科研论文的收集、统计等工作是由科研处进行的。科研处收集论文，每年一次，并且是以作者为单位进行登记的。同时，科研处向学校档案馆（室）移交的论文档案已按其当时的接收顺序进行了排列，且移交清单也是以登记清单为基础的，因此，科研论文档案按照作者进行排列，不必再打乱其原有的整理顺序，避免了档案人员对其重新整理、编目等工作。其次，从目前的实际情况看，科研论文档案的最大用途在于教师的职称评定方面。而此时教师需要的是其在规定年限内的全部科研论文档案，而不是单份档案。因此，按照作者进行科研论文档案分类是最简便的途径，也最能满足利用者需要。而纯粹按照时间顺序排列科研论文档案的话，同一作者的论文分散在不同的地方，没有任何查找规律可循，严重破坏了档案的历史有机联系。虽然在实现计算机管理档案的情况下，虚拟环境中的检索方法快捷简便，但是实体的查找工作耗时、耗力，又大大降低了服务效率。

三、科研论文档案的所有权

目前，一些高校论文档案的收集工作存在困难，因为很多教师认为科研论文是自己的，不想交由学校保管。而有的人则认为：从知识产权的角度看，科研论文属于职务成果，作为知识产权所有方的学校理应掌握。因为科研论文的写作及其使用通常都与教师担任一定的专业技术职务有直接关系，因此，科研论文属于学校，应该归档。

对此，笔者认为：科研论文是教师在科学技术研究过程中形成的，高质量的科研论文是教师在从事专业教育科学研究新理论、新观点、新技术、新方法、新发现、新成果的书面报告，是记录科学进步和发展的历史文献，也是科技信息交流的重要手段，对于推动科学发展起着极其重要的作用，具有保存价值，应该归档保存。但是，对于科研论文归谁所有，即科研论文的所有权问题，则不能一概而论，要区别对待。

从民法中规定的所有权的权能角度来看，绝对意义上的所有权包括了占有、使用、收益、处分四种权能。占有权是指占有人享有、占据该物，并排除他人干涉的权利；使用权是指不改变财产的本质而依法加以利用的权利，通常由所有人行使，但也可依法律、政策或所有人之意愿而转移给他人；收益权是指获取基于所有者财产而产生的经济利益的可能性，是人们因获取追加财产而产生的权利义务关系；处分权是指财产所有人对其财产在法律规定的范围内最终处理的权利。而教师的科研论文可以分为两种，一是教师以学校的名义申报取得的项目并获得了资助而创作的；二是教师在业余时间自由创作的。

对于教师以学校的名义申报取得的项目并获得了资助而创作的论文，所有权归学校和作者共有。原因在于：首先，科研项目彰显的是学校的名义，而不是个人，但是创作的责任在教师个人，没有个人就没有科研论文的产生，从这一意义上说，个人也就是代表的学校，学校和教师二者相互依存，不可分割。同时，如果学校或个人欲将论文改做他用，需事先征求对方的意见，不得擅自主张，可以看出，学校和作者均拥有对科研论文的占有权。而且，只要不进行使用权的转让，科研论文的使用权通常由占有人行使，因此二者又同时取得了使用权；其次，如果将科研论文参评其他奖项，所获得的物质或精神奖励直接属于学校，但是通常情况下，学校也会对作者本人进行奖励，这也间接表明学校和作者均享有对科研论文的收益权；最后，对于论文内容如何修改、决定发表或者不发表、杂志社寄赠的期刊样本如何处置等，学校和作者均需互相征求意见，达成一致后做出最终决定，任何一方不得私自处理，这体现的是二者对科研论文处置权的共有。

对于教师在业余时间自由创作的论文，所有权则归教师本人。原因在于：教师业余时间创作的论文是其善于思考、不断创新的结果，论文内容的界定、段落的安排，参考资料的选择等完全取决于作者本人的意愿，其他人无权干涉，而且发表后文章的署名也是作者本人。虽然也会附带学校的名称，但只是为了使读者更多地了解作者的信息，所以，论文的占有权绝对归属作者本人；其次，论文是否发表、在什么期刊上发表、期望其实现怎样的用途由作者本人决定，这体现了作者对论文的使用权；再次，论文发表后，有的杂志社会给予作者一定的稿费作为报酬，而这部分稿费，也是均归作者本人享有，这体现的是作者对论文的收益权；最后，对于论文生成的历次修改稿、定稿（包括手写的或者电子版的）、杂志社寄赠的期刊样本等，作者可以任意处置，或保存或销毁，不受他人左右，因此，这体现了作者对论文的处置权。综上可以得出：教师本人对其在业余时间发表的论文享有所有权。