完善学位论文的管理与收集体制

1.学位论文的全文收集

近年来,随着教育制度的进一步改革和深化,博、硕士研究生的招生规模不断扩大,武汉大学是国内规模较大、学科门类齐全的综合性大学之一。目前,武汉大学拥有22个一级学科专业,143个拥有博士学位授予权的二级学科专业,188个拥有硕士学位授予权的学科专业,博、硕学位论文的数量逐年增加。怎样才能将这部分学校特有的一次文献进行规范化管理,充分开发利用学位论文的情报价值,向读者提供多种有效的检索途径,是业内人士关注的焦点。我馆在对学位论文的全文的收集范围、收集方式等方面都做了很多工作,首先改变博、硕论文提交工作由研究生院、研究生部或研究生处负责接收、负责管理的模式,图书馆经与研究生院协商,由图书馆统一负责博、硕学位论文的提交与接收工作。提交分学位论文电子版全文提交、论文纸本版全文提交两步进行,武汉大学图书馆在主页上专门设置了论文提交系统,毕业生通过了学校的答辩后,可在校园网上的任何地方利用WEB方式向图书馆提交论文的电子文本,论文的电子文本可采用Word97或Word2000格式(DOC)或PDF格式编辑。电子版全文包括的内容及顺序应与印刷本一致:包括封面、郑重声明、中文文摘、英文文摘、目录、引言、正文(包括图表)、参考文献及附录,放在一个文档中。目录的页码一定要与正文的章节以及附后的内容相符合。论文正文页码须从第一页起,正文之前部分用罗马字母(Ⅰ,Ⅱ,…)编页。论文提交成功的3个工作日后,提交者可查收Email的确认信息或在“已通过论文名单查询”,查询论文是否合格通过。如果提交的论文不合格,提交者须查看原因并按要求修改后再次进行论文提交。提交者收到合格确认后,再到图书馆呈交一份纸本论文,办理《武汉大学博士生、研究生学位论文电子版使用协议书》签订手续,同时领取论文提交确认回执,才可办理离校手续。这样为我们获取全文学位论文,建设全文数据库提供了保证。

2.学位论文的全文管理

学位论文的全文纸本管理则由各分馆阅览部负责,阅览部派人与信息咨询部办理交接手续,《学位论文提交回执》的第二联由阅览部保存,第三联由信息咨询部存根,双方清点、验收无误后,在交接单上办理签字交接手续。各分馆阅览部将所接收的论文按学位论文的类别、所在的院系进行整理,并对纸本的学位论文的管理统一依据《武汉大学学位论文馆藏排架号结构设置规则》、《武汉大学图书馆学位论文纸本管理业务流程及操作细则》等“白皮书”,使博士硕士学位论文的管理从提交———编号———录入———装订———上架整个流程趋于规范、统一。由信息咨询部负责给各分馆阅览部指定的一个专人授予权限,负责纸本学位论文标引馆藏排架号的工作,在完成纸本学位论文馆藏号标引的同时,还须打开论文库“添加馆藏号”链接点,核对纸本学位论文和电子版学位论文的信息,确认无误后,电子版学位论文也输入馆藏排架号,选择并点击屏幕上相对应的馆藏地名单。各分馆、各部门必须严格遵守“规则与细则”,对学位论文实行统一装订、统一标识、统一馆藏排架号,对纸本学位论文的装订颜色及馆藏排架号都有统一要求。硕士学位论文封面为浅灰色,博士学位论文封面为深红色,封面字体颜色一律为黑色,馆藏排架号一律标注在封页的右上角,统一按馆藏排架号上架为读者服务,打破过去各分馆各行其是的排架法,如:有的分馆按中图号排架,有的分馆用科图号排架,还有的分馆用流水登记号排架,使后期服务工作无法有序,也使广大的读者难以适从。实行现有的管理模式后,极大地方便了读者对博硕论文的查找,也全面推动了博硕学位论文的管理向电子化、数字化方面的发展。