高校学位论文的管理与利用

学位论文是指高等院校的本科生、硕士生和博士生为获取学位资格而撰写提交的学术研究论文。学位论文一般有三种:学士、硕士和博士论文。一般而言,硕士和博士论文具有较高的学术研究价值和使用价值;借助这两种学位论文可以了解当代最新的学术动态,是科研工作者掌握科技信息、研究学科前沿课题的有效途径之一,尤其对在撰写学位论文的学生选题、知识创新方面起着很好的参考作用。随着高等教育的不断发展、授予学位研究生人数的增加,学位论文作为高校图书馆文献收藏的一种有特色且有价值的信息资源,不断地受到读者的青睐。因此,作者撰写本文的目的,是通过了解学位论文的特性意义、价值作用,探索出如何对学位论文进行科学管理和开发利用,使硕士生、博士生及科研人员在进行科技创新时,少走弯路,节省人力、物力、财力,顺利地通向成功的彼岸。

1、收藏管理利用学位论文的缘由

《中华人民共和国学位条例暂行实施方法》规定:已经通过的硕士学位和博士学位论文,应当交存学位授予单位图书馆一份;已经通过的硕士和博士学位论文,还应当交存有关的专业图书馆一份,以供各单位查询使用。这是高校图书馆收藏管理利用学位论文的缘由之一,其二是由于学位论文的各种特性及其所具有的价值作用所决定的。

学位论文的特性决定其收藏管理利用的意义。搜集采购收藏各种文献是图书馆的职能之一,根据学位论文的特性,是图书馆收藏使用的特色文献之一。相对其他文献而言,学位论文具有:(1)原始性。由于学位论文是没有经过各种编审环节的原始文献资料,而内容丰富又新颖,其信息传播的范围比较窄,所以它要比一般的出版物具有更大的收藏管理和开发使用价值。(2)灰色性。学位论文的绝大多数具有未对社会公开发表的未公开性,具有其被指定部门收藏、指定专人管理的指定性,还具有能在一定范围传递和隐蔽检索利用的隐藏性,就形成了学位论文所具有的文献灰色性。随着灰色文献开发利用的升级,对属于灰色文献的学位论文进行科学管理和开发利用也毫无例外。(3)实用性,是指学位论文是在高校内现有的教学科研及管理条件下产生的,具有理论与物质生产相结合的可操作性和指导作用。(4)新颖性,是指研究生撰写学位论文时,在本专业的基础上进行学科前沿的课题研究,深入调查及广泛查阅资料上进行考证,融入自己独特的创意,经过严谨、翔实和多次探索而取得的最新结论。(5)回溯性,是研究生在做选题报告和撰写论文过程中,所进行的调查研究以及查阅的大量资料都是课题深入研究的依据。据对一些硕士、博士学位论文的引文进行调查统计,每篇论文的引文量最高达200多篇,最低的也有10篇以上,也就是说每一篇学位论文凝聚了与该课题相关的大量专题文献。所以,学位论文不仅具有馆藏价值和使用价值,其参考文献及调查材料也是具有参考价值的二次信息资源,还有助于读者对相关文献进行回溯检索。

学位论文的价值和作用是收藏管理利用的依据。学位论文的特性不仅表现在其自身的价值,而且其所具有的价值都是有质量保障的。首先是创新价值和应用价值。因为,每位研究生在确定自己撰写学位论文选题过程中,不仅从课题的先进性、创新性、实用性及可行性等方面进行论证,而且是在导师的严格审核和直接指导下,用一年或几年时间进行无数次的实验、改进、创新而取得的最新成果,还必须通过学校或研究所的专家评审答辩后才能通过;所以,学位论文是人类改造自然和社会,发展生产力的可靠信息资源,是人们从事经济活动和科技攻关的重要价值坐标之一。其次是学术价值。有的研究生学位论文的选题是直接来自国家各部委的科学基金、国家科技攻关等高技术项目,有的是直接瞄准民办实体现实矛盾的问题;再加上对科研的连续性得到很好的启发和引导,使相当数量的学位论文能在全国性学术会议上进行交流或在专业杂志上公开发表,充分显示了学位论文之新颖的学术思想和较高的学术价值。再者是收藏使用价值。其理由有三:第一,学位论文揭示了一些高新技术的关键所在,反映了社会经济运行的某些核心端倪与走向,形成某一学科进行技术领域研究的自然导向;如科学研究领域中记载的某一高新技术核心内容的研究步骤、方法和实用的材料等,还有实验数据和效果过程,非常值得图书馆收藏管理和研究开发利用。第二,图书馆不仅搜集成功的学位论文,而且还搜集并管理撰写学位论文过程中失败的原始记录、资料等情报,因为这些都具有原始的试验性和保密性。目的是为未来的研究生和科研工作者提供前车之鉴,让他们少走弯路,节省大量人力、物力和财力,提高工作效益,顺利地通向成功的彼岸。第三,从文献学角度来看学位论文的参考文献和引文,可以探索学科前沿及其发展的趋势,可了解硕士生、博士生对文献的利用情况和对信息的吸收能力,可为导师们和学校科研管理部门提供科学研究的依据,还为图书馆的馆藏文献资源建设提供了信息,指导书刊采购工作,改进馆藏文献信息资源结构。

2、目前学位论文管理状况分析

从学位论文的特性和价值作用可知其收藏的重要意义。但是,若不能使其价值发挥作用,就不能实现图书馆收藏管理利用的职能,就不能体现学位论文其本身的价值。目前部分高校对学位论文的管理还存在着不少问题:

(1)只藏没管。部分高校的学位论文在学生答辩后,就被禁锢在狭小的院(系)档案室里,没有得到科学的管理,致使历届学位论文的收藏处于无序状态。不仅造成学位论文的获取困难,查新难度比较大,更重要的是导致学生不能全面了解以前的研究情况而造成选题重复、研究成果重复、人力资源浪费,严重地阻碍其作用和实用价值的拓展与发挥。

(2)缺少宣传报导。学位论文作为一种灰色的文献信息资源,特别是那些不公开发表的学位论文,由于不属于书目控制的对象,如果再不加强宣传报导、介绍和推荐,就很难被在校的研究生所了解和接受,造成学生的情报意识淡薄。所以,很多读者不能深入了解学位论文的特点、作用和价值,无法进行查阅和使用。

(3)缺乏编目加工。部分高校图书馆对学位论文还处于重收藏轻利用状态,因此,没有编制目录和索引,更没有进行二次、三次文献的加工;对内容的揭示就不可能深刻,更谈不上完整性、连续性和准确性;有的虽做些编目,但著录的格式不规范,不能满足研究人员多方面的检索要求。目前仅有北大、清华等少数高校是用现代化检索手段联网检索学位论文,其余的大多数高校还处于手工管理。

(4)学位论文可共享的太少。目前参加我国高等学校CERnet网络的学位论文信息检索系统建设、数据库数据提供的只有北京大学、清华大学等少数高校,而且收录的学位论文数量也不多,所覆盖的学科较少,地域分布范围有限;再加上该系统所建立的大多数只是书目数据库,很少全文数据库;因此,研究生、科研人员检索到的只是学位论文的篇名,而不是原文。这表明学位论文检索系统还不能适应网络环境下的资源共享性和信息时效性的要求。

3、加强学位论文的管理,促进开发利用

高校图书馆在管理学位论文过程中,除重视对学位论文的提交工作之外,关键的是加强收藏的科学管理,促进开发利用工作,提高管理人员对信息的吸收能力和处理能力,才能使学位论文的内含价值得以充分显露,才能进一步为学校的教学与科研服务,为社会经济的发展服务。

3.1　电子文本学位论文的提交管理

电子文本学位论文的提交管理工作是图书馆搜集学位论文文献资源的工作之一。因此,在计算机和网络技术比较发展的今天,学校图书馆应根据文献学的科学管理规则,对研究生的学位论文提交,首先要作出一定的要求和规定:例如不仅要提交全文纸本和电子文本,而且还要按规定格式提交学位论文的文摘、索引信息等。其次图书馆要建立管理系统,进行科学的数据管理:①格式的规定。为了便于集中管理和开发利用,图书馆主页要设立硕士生、博士生“学位论文提交”栏目,并对研究生提交的电子文本学位论文的格式作出明确的规定:规定采用统一的格式,如Word97或Word2000等;因公式、图片等内容太多的,要按章节存为多个文件,又能归为一个文件。②学位论文的审查确认。为了保证图书馆用学位论文交流的顺利进行,必须对提交学位论文的内容进行检查,包括论文的中英文题目、中英文摘要和目录、论文正文、参考文献,其内容的完整性和格式的正确性,图表的存在和位置是否与纸本的相符,还有其内容的政治性。③利用网络提供远程服务。为了保证图书馆对学位论文收藏的连续性和完整性,从方便硕士生、博士生的操作出发,减少学位论文提交手续,图书馆应设计出学位论文提交的电子文档,将其设在图书馆的网络主页上。同时还要考虑到学生提交论文时需要得到的软件,并说明如何从网上下载的软件、如何进行链接和使用的方法。

3.2　学位论文科学管理、开发利用的途径

图书馆不仅对研究生提交的电子文本学位论文制定各种管理规定,而且要在全国范围内建立学位论文的科学管理体系,实行篇目控制和整序。组建学位论文数据库和跨系统的地区性信息网络、进一步提高工作人员对信息的吸收能力和处理能力等,都是组织管理和研究开发利用学位论文的根本途径。

建立科学的管理体系,是收藏管理利用学位论文的重要条件。首先在全国范围内建立起总体布局、协调学位论文的管理机构和全国范围共享的网络系统,是对学位论文进行科学管理和研究开发利用的工作保证。通过管理机构可以协调和解决好学位论文在共享过程中出现的知识产权、资源的共享与共享成本、互利互惠、数据的标准化、设备及系统的购置或研制等关系问题。其次,制定章程或条例确定各院校关于学位论文的收集范围和管理细则,实行整体规划和集中管理、统一标引和联合编目是收藏管理利用学位论文的质量保证;其中标引、编目是现代化管理关键的一步。因为统一标引、编目能使学位论文按学科、专题整序,使无序的转为有序化、系统化。再者,按《中图法》进行分类,依据《中国文献编目规则》进行著录,著录采取以文献篇名、作者、收藏单位为基础的著录方式,重点编制题录、索引,文摘、综述等二三次文献汇编等,不仅方便读者咨询和检索,而且还是收藏管理利用学位论文信息资源的重要基础。最后,有条件的地区还应成立学位论文学术研究会,开展学术交流和合作,为学位论文的研究与开发利用创造条件。

实行篇目控制和整序。实行篇目控制就是篇目系统对输入信息进行处理、约束和调节,确认每一篇学位论文同外界具有广泛联系的动态系统。不发表的学位论文以往是不纳入书目控制范围的,这是文献资源管理的重大损失。但在网络时代的今天,就完全必要也有可能对学位论文实行篇目控制,并能利用其有效的信息价值为科技、经济发展,社会进步和知识创新服务。对学位论文要实行篇目控制,就必须对无序化的学位论文进行篇名数字化、现代化整序。我国学位论文数据库工作已有清华、北大在建,但信息量很小,且检索不方便。可见组建高质量的学位论文数据库迫在眉睫。只有高质量的学位论文数据库,才能规范、标准地著录,才能按照统一的编目标准进行统一的分类、编目、标引、文摘,才能使大量有用、无序的学位论文转化为有序的文献,而且有控制地为一定范围的用户提供有效的服务。

建立数据库和跨系统的地区性信息网络,是收藏管理利用学位论文的最佳途径。首先,建立学位论文数据库,是使学位论文具有良好的篇目控制手段和内容获取方式,也是收藏管理利用和有效控制学位论文的可靠途径。数据库是个无形的空间,它具有传递快、时效强、容量大,还可以远程登录检索等特点。数据库的建立既可以减少管理部门储存空间不足的麻烦,又能有效地开发利用。其次,只有标准化、规范化的学位论文数据库,才有可能与各地区各高校建立联网交流、共享其信息资源的地区性信息网络。再者,在全国范围内建立跨系统的地区性学位论文信息网络,是快捷获取学位论文的有效途径。各高校图书馆应尽快将计算机技术、现代化信息技术和数字化技术应用到学位论文的管理上来,尽快建起地区性学位论文信息库,通过计算机网络使学位论文成为网上共享的信息资源,从而大幅度地提高学位论文的利用率。

加强学位论文的揭示和宣传。为了更好地开发利用学位论文,不仅要建立管理体系、跨地区网络、加强收藏管理和编目工作,提高工作人员对信息的吸收能力和处理能力,还必须加强对学位论文的揭示和宣传。首先,学位论文管理人员应总结历年来用户的实际需求,探出一定规律,根据学位论文的特点、类型及功能,进行分类、分层次等多方面的书面及计算机平台界面揭示。其次,通过电视、广播、信息快报、用户导报等多种渠道向用户宣传,提高读者的情报信息意识,学位论文的价值和作用才能被充分地认识和了解。

加强读者辅导和培训,提高读者的信息情报意识,也对开发利用学位论文起着重要作用。根据读者不同需求进行有目的、有计划的辅导与培训,经过辅导和培训,使读者对学位论文的价值和作用有深刻的认识,掌握计算机网络检索技能和方法,就能使更多的读者利用各种途径和方法去快速检索到自己所需要的信息资料。

3.3　提高管理人员对信息的吸收能力和处理能力

管理人员利用什么方法、手段去搜集、整理研究学位论文,是否能再生信息,是组织管理研究和开发利用的关键,即管理人员对信息的摘编能力、反映和预测能力、贮存能力、利用信息能力是非常重要的。信息的摘编能力是对信息吸收和处理的基础;摘编是一种图书馆为读者提供服务的信息产品,也是管理人员本身积累信息资料的一种方式;有了摘编能力的积累,就能对学位论文中的信息进行鉴别、筛选、确认。信息的反映和预测是对信息吸收和处理的内在能力;由于信息的时效性很强,对信息作出反映和预测需要经过一定时间,去对信息的加工、研究、再生信息产品的经验积累,通过在摘编的基础上对信息进行分析和综合,才能培养出对信息极度敏感,即对含量大、价值高的信息有极快的反映、预测和把握的能力。如果对信息的鉴别、筛选、确认过程过长,信息就失去了效果。对信息的贮存是为了更好地吸收和再生信息;现代化设备是很强的信息贮存器,而人的信息贮存能力是需要长期艰苦的积累;但设备贮存的信息还是通过人们去分析综合和整理后的贮存,才能通过设备快速、准确地获取和利用。

总而言之,如果你能把你在管理学位论文过程中所掌握的又十分了解其内涵的有价值信息,以最快的速度,准确无误地提供给所需要的用户,让学位论文的信息资源最大限度地发挥作用,也就达到了收藏管理与使用的目的和效果。